Me ha tocado visitar un sin número de empresas, donde sus colaboradores pasan de reunión en reunión o de crisis a crisis, sin espacio para reflexionar en el razonamiento que hay detrás de sus apretadas agendas. Buscan soluciones parciales usando Coaching o haciendo más KPIs pero siguen atrapados en un sinfín de tareas.
Comúnmente, destinan poco tiempo para actividades que realmente ayudan a alcanzar sus principales Objetivos y suelen tener falta de coherencia entre sus prioridades y la distribución de sus esfuerzos.
Recuerda: Hacer mucho no significa que seas efectivo en tus metas.
Es importante que primero dimensiones un espacio de tiempo mayor a un día, piensa en tu mes o cuando menos esta semana y haz tu listado de actividades para revisar cuidadosamente PARA QUÉ realizas cada actividad en concreto y esto lo entenderás sabiendo QUÉ SE ESPERA obtener de ellas.
Para lograr tu priorización, sigue estos pasos:
1. Resume tus tareas (escríbelas en la primera de 5 columnas)
Considera todas las tareas, incluso las rutinarias del día a día, así como tus principales proyectos. Anota a un lado de cada tarea o proyecto, cuanto tiempo le dedicas por semana (columna 2) y SI / NO según tenga meta específica (columna 3).
"Si pasas todo tu tiempo respondiendo a las crisis, correos,
juntas o haciendo las tareas de los demás, pronto
te hundirás y nunca lograrás tus metas y/o crecer."
2. Priorizar antes de organizar
"Si no te detienes a pensar qué es lo que quieres hacer, es como subirte a tu trasporte y ponerte en marcha hacia cualquier rumbo, sin duda avanzarás pero ¿será lo requerido?"
Para ser eficaz en tu organización de tareas, al momento de considerar QUE SE ESPERA de su realización considera una revisión con tres miradas: Tuya, Tu jefe y Tu empresa.
A partir de lo anterior podrás definir cuáles de tus tareas / metas son: más IMPORTANTES y URGENTES.
Ahora vamos a definir tus actividades / proyectos de acuerdo al ranking:
a) + Importante y + Urgente,
b) Importante y Urgente;
c) Importante y
d) El resto.
En caso de duda, confirma con Tu jefe.
3. Jerarquiza tus esfuerzos (+ enfoque = + orden)
Regresemos a tu listado; para cada actividad o proyecto deberás evaluarlo con las letras de priorización antes definidas (columna 4), ej. “a” para las que son + Importantes y + Urgentes; etc.
Considera 2 cosas:
1) No todas pueden ser “a” o “b”. Se recomienda no tener más de 2-3 nivel “a”.
2) Su evaluación del nivel de importancia debe considerar tu criterio y el que podría tener tu jefe. Recuerda que 2 personas pueden tener ideas completamente diferentes sobre un mismo asunto.
4. Empieza a ser efectivo, inicia primero lo primero
El ejercicio anterior te debió ayudar a definir prioridades y en su mejor escenario, confirmarlas con tu jefe para re afirmar tu interés y comunicar tu compromiso con el equipo y los resultados.
Recuerda: "Si una actividad o proyecto no tiene metas
definidas, no puede ser medido y por lo tanto
no es + Importante ni + Urgente".
Puedes volver a tu listado y si a las tareas o proyectos les pusiste NO en la columna 3 de metas y las marcaste como “a” o “b” en lo que toca a Importante y Urgente, por consecuencia tendrías que revisar:
1) Si tu evaluación de éstas fue adecuada, tal vez NO
o
2) Ponerle a la tarea o proyecto una meta.
Ahora más que nunca, las empresas buscan la generación de valor y resultados, por eso es crítico para ti saber jerarquizar tus decisiones en el uso del tiempo.
"Ser efectivo es lo que importa, o sea, dar resultados
con mejor uso de recursos. No se trata de cumplir
todas tus tareas, sino de lograr avanzar".
¿Te gustaría una promoción? ¿Te encantaría un aumento de sueldo?
¿Te gustarían mejores prestaciones? ¿Te fascinaría tener tiempo para ti?
Las repuestas son un obvio, SI…
Considera que en el mundo de los negocios, los clientes esperan más valor de tu empresa y la empresa desea más resultados y productividad de tu parte.
¡NADIE QUIERE PAGAR O RECONOCER MÁS POR LO MISMO!
Todas las actividades calificadas como “d” son el resto, que podrás hacer o cumplir pero que así como ordinariamente podríamos pensar en “ponerle sal a la comida”, pueden dejarse al final o eliminarse, con lo cual tendrás el beneficio de alejar de ti preocupaciones adicionales.
Las tareas extra que te son asignadas se refieren a los pendientes diarios que por lo general suelen parecer ajenos al gran panorama de tus responsabilidades.
Aunque las tareas asignadas son inmediatas y concretas y tal vez parecieran urgentes; debes revisar si se refieren a una meta o algo realmente importante para ti o quién la asignó. Generalmente no deben ser lo suficientemente importantes para consumir mucho de tu tiempo pero si te enfocas en ellas te lo robarán todo.
Aclara su importancia, y si son de prioridad baja, sé claro en comunicar el tiempo de que dispones para ellas y trabájalas después de tus prioridades, nunca antes.
5. Ajusta cómo inviertes tu esfuerzo y tiempo
Paso final, revisa tus tareas y reflexiona cuanto tiempo inviertes en lo importante y cuanto gastas en lo no relevante. Casi todos nos desgastamos en lo cotidiano y usamos menos de la mitad de nuestro tiempo en prioridades.
Para cerrar (columna 5), pon a cada tarea tu nueva decisión sobre el tiempo que ameritan: Subir / Bajar / Eliminar.
Ahora tienes prioridades y puedes
aprovechar mejor tus esfuerzos.
Pregúntate qué puedes cambiar que ayude a alcanzar tus
principales metas y el éxito empezará a construirse.
MAF Jorge Joaquín Valencia
Performance, Strategy & Business Coach
Bulárcama