La Administración del Tiempo para conseguir Resultados

Actualizado: 28 abr 2021

Imagina que puedes escoger entre dos tipos de profesionales: uno, que realiza muchísimas tareas de manera mediocre; otro, que saca adelante pocas tareas relevantes, pero de manera excelente.

¿A cuál de los dos te gustaría tener en tu equipo? ¿Quién querrías ser tú? ¿Cuál de los dos crees que es la persona más productiva?

Tendemos a creer que la optimización de nuestro tiempo consiste en aprender a sacar adelante el mayor número de tareas posibles, ser capaces de hacer mil cosas y ocupar cada minuto laboral como si "le sacaramos todo el jugo".

Pero, en verdad, ese es el error número uno. No se trata de la cantidad de tareas, sino de la calidad de las mismas.

La Administración del del Tiempo es acerca de PENSAR para EJECUTAR mejor, para lograrlo inicias PENSANDO EL QUÉ: qué es lo importante, qué recursos tienes. Ejecutas. Y nuevamente PIENSAS EL QUÉ: qué mejorar, qué cambiar, qué adaptar.

La orientación a resultados es una competencia vital para los equipos de hoy y del futuro.

La necesidad de ser ágil y adaptable significa que aquellos individuos y organizaciones que duden a la hora de adecuarse a las circunstancias para actuar, serán superados.

"Todo profesional exitoso posee la cualidad de saber administrar su tiempo como una de sus fortalezas".

Igualmente, la Administración del Tiempo es uno de los recursos más apreciados cuando nos enfocamos en ejecutar para obtener resultados. Sin embargo, el tiempo un bien finito que no se puede ahorrar, avanza y es imposible de recuperar.

Para aprender a valorar el tiempo y a planificar mejor su uso, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.
Aplicar las mejores prácticas en cuanto a organización y planificación del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas.
Lograr que estas habilidades sirvan en todos los ámbitos de nuestra vida.

Te pasamos algunos tips de mejores prácticas en planificación del tiempo:

Modifica el enfoque y cambiarás tu perspectiva.

Enfoca tus tareas interminables que son entregables tipo producto, importantes o no tanto; en actividades relevantes para avanzar y vencer de paso la procastinación.

La psicología nos explica que cuando sentimos reiteradamente la obligación urgente de entregar un producto, un resultado determinado, tendemos a ver la tarea como algo engorroso, generando cierto rechazo y ansiedad, por lo que en ocasiones solemos evitar ponernos con ella, ideando mil maneras para retrasar su ejecución.

Un método efectivo para evitar esa leve sensación de ansiedad o rechazo, y la procrastinación emparejada, es definir cuales tareas son importantes, acotar su nivel de urgencia y convertirlas de ser tipo producto en tareas tipo actividades.

Lleva la lista y administra.

Las listas de tareas son una herramienta para ir apuntando cosas que quieres, debes o podrías hacer. Estas listas son en verdad una expansión de nuestra memoria, pues al usarlas liberamos espacio y recursos en nuestra cabeza. Te recomiendo hacer una lista semanal y administrarla - actualizarla diariamente con lo siguiente: Todas las tareas; Cuáles son prioritarias, Cuáles harás HOY; y Cuáles has realizado. Este esquema sencillo te dará valor y permitirá que reconozcas tus avances para mejorar o celebrar tus progresos.

Anticipa estratégicamente los requerimientos.

La “Anticipación estratégica” es la capacidad de determinar con antelación escenarios que podrían interferir con la realización de nuestros propósitos y ejecutar acciones de contingencia para evitar que estos escenarios nos desvíen de nuestra intención inicial y por consecuencia no tengamos tiempo para dar resultados.

Podemos cambiar nuestros hábitos para aprovechar el tiempo:

En este sentido, los hábitos son patrones de conducta compuestos de 3 componentes que se superponen:

Conocimiento (saber),
Actitud (querer) y
Habilidad (poder).

La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito es evitar definirnos a nosotros mismos en términos de características y tendencias actuales. Los hábitos de la efectividad pueden ser aprendidos y los de la inefectividad desaprenderse.

¿Cuál es el objetivo?

Utilizando Objetivos Clave para Resultados (OKRs), separas de entre todo lo que necesitas hacer, aquello en relación con lo crítico para cumplir la Misión y alcanzar la Visión. Como procedimiento puedes: establecer lo importante que tengas que hacer, lo que estaría bien hacer si sobrara tiempo y finalmente lo que no es crucial. Cuando te enfrentes a múltiples trabajos por realizar, aplica una forma de medición y establece prioridades orientadas a resultados.

Te recomendamos ver más de este tema en nuestro artículo: Organízate Priorizando Esfuerzos

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