Cómo lograr reuniones de trabajo efectivas

Actualizado: 28 abr 2021

El tiempo es igual para todos: una hora tiene 60 minutos, el día 24 horas y en una oficina se suele trabajar de lunes a viernes.

Pero no todo el mundo lo aprovecha igual.

La administración efectiva del tiempo (da clic y conoce el curso) depende de diversos factores, el más significativo de todos es la capacidad de ejecutar tras priorizar los asuntos importantes y es en la reuniones dónde puede acordar eficazmente cuáles son las prioridades.

Realizar reuniones efectivas es una forma importante para apoyar la administración del tiempo, y actualmente, debido a que una parte importante de los que trabajan están en modo teletrabajo, resalta más la importancia de ejecutar reuniones orientadas a resultados, con objetivos claros y productivas en el uso de los recursos, especialmente el tiempo.

Presentamos un esquema de 6 elementos a aprovechar, que nos permitirán celebrar reuniones efectivas.

01. La agenda

Es el paso inicial para planificar la ejecución del trabajo y organizar una reunión.

Entre sus objetivos se encuentran:

Establecer prioridades y objeto de la reunión.
Establecer el medio de convocatoria y comunicación.
Validar el compromiso de asistencia de los participantes.
Diseñar un procedimiento para la celebración de la reunión.

Para lograr una agenda exitosa, recomendamos:

Tener en consideración las prioridades, variables de tiempo y disponibilidad.
Establecer el proceso de toma de decisiones.
Publicar y comunicar minutas previas.
Confirmar la asistencia de participantes y expositores.
Definir los resultados esperados.

02. Las Reglas

Es esencial definir normas, criterios y el alcance de la reunión para poder estar en condiciones de gestionarla. El propósito de las reglas es:

Establecer un lenguaje común.
Optimizar la coordinación de recursos.
Obtener la máxima atención de los participantes.
Anticipar y mitigar posibles fuentes de distracción.

Entre los puntos que sugerimos normar, se encuentran:

Puntualidad y disciplina.
Confirmación de los asistentes.
Control del uso de dispositivos móviles y/o distractores.
Temáticas y confidencialidad de la reunión según el tipo de foro y seguimiento a la agenda.
Dinámica y control de la participación y los comentarios.
Recursos que pueden aprovechar los participantes.
Esquema de toma de acuerdos / decisiones.

03. La presentación

Considera una una comunicación efectiva y orientada a la audiencia de la reunión. Contempla desde el diseño, la preparación y exposición de la información seleccionada para la reunión. Para una buena presentación recomendamos:

Definir el nivel del foro y la audiencia a la cual se comunicará en la reunión.
Introducir un sumario que comunique los Objeticos y la ruta de la reunión a los participantes.
El lenguaje escrito y gráfico debe ser comprensible para todos los participantes.
La temática y los recursos deben ser de interés o aprovechamiento de todos los convocados.
La información presentada debe ser objetiva, concreta, confiable y precisa para la toma de decisiones.

El formato recomendado para una presentación de trabajo segmentada por temas consiste en:

Apertura - background: que ubica a los participantes en la temática por abordar y las deficiniciones relacionadas.
Asunto central: que muestren el aspecto clave o problemática que se tratará y un breve antecedente.
Soluciones: un resumen de las propuestas de solución con sus aspectos favorables, desfavorables, proceso de ejecución, implicancias de recursos y ayuda requerida.
Acuerdos: una bitácora de las decisiones tomadas de las aportaciones de los participantes para el aspecto clave o problemática y los pasos siguientes.
Material de respaldo: conformado por fuentes, gráficos, estadísticas, tendencias y modelos que aportan criterio en la toma de decisiones.

04. Los Roles

Importante al definir las funciones de los miembros de la reunión, el esquema decisor y cómo se optimizará la ejecución de la misma. Recomendamos cinco roles fundamentales:

Controlador del tiempo: vigila y limita los intervalos de tiempo durante la reunión.
Facilitador: colabora con los diversos requerimientos de los asistentes.
Documentador: encargado de registrar aspectos importantes y elaborar minutas y documentar acuerdos.
Presentador: una persona con conocimiento suficiente de los temas y habilidades para comunicar efectivamente los puntos definidos y clarificar dudas.
Decisor: Persona responsable de liderar y definir las decisiones en caso de que no haya un claro concenso por parte de los participantes.

05. Las minutas

Herramienta fundamental para documentar los sucesos, hallazgos y acuerdos relevantes de las reuniones, que debe contener asuntos, acuerdos referidos, responsables y tiempos de cumplimiento. Tiene por propósito:

La administración del seguimiento en base a prioridades.
La documentación y seguimiento de los acuerdos y sus responsables.
El control de lo resultante en la reunión y apoyo en la gestión de los aspectos pendientes.

Para la implementación de minutas exitosas, recomendamos:

Implementar un formato claro, sencillo, adecuado y determinar los medios para su difusión.
Documentar las minutas formalmente (puede ser en línea) con fecha y referencia de la reunión y temas.
Compartir con oportunidad, de preferecia el mismo día de la reunión.
Desarrollar un sistema de archivo y acceso a la información.
Definir un periodo corto y específico para complementos o comentarios de los acuerdos y sentar la base para su aprobación definitiva.

06. Ambiente y recursos

El manejo del entorno más una buena disposición y aprovechamiento de recursos auxiliares, es vital para la celebración de reuniones efectivas. Es importante que consideres:

Equipo e instalaciones: confirmando su disponibilidad y familiarizándose con el uso de infraestructura física - tecnológica, si se requiere.
Ubicación de la reunión: asegurarse que todos tengan las facilidades y recursos para asistir al foro, ya sea virtual, físico o híbrido.
Características ambientales: manejo de ruidos, distractores y acomodo óptimo. Para el caso virtual, la gestión de micrófonos, cámaras y dinámicas a utilizar. Para el caso de reunión presencial, se debe cuidad el espacio, la distribución del mobiliario en la sala, iluminación, ventilación y/o aire acondicionado.

Recomendaciones para lograr un ambiente favorecedor en las reuniones:

Emplear una lista de chequeo, asistencia y ubicación de los participantes.
Pruebas previas de equipos y comprobar respaldos.
Ser puntual y anticipar contingencias.
Definir consideraciones y apoyos adicionales.

Finalmente, compartimos algunas claves para celebrar reuniones exitosas:

Toda reunión debe ser planificada con una agenda.
Define el tiempo de duración total y de las participaciones.
Establece claramente los roles de los participantes.
Comunica y respeta las reglas y controles.
Promueve decisiones en base a información clara que todos compartan (sin excepción) y evidencias.
Concluye cada reunión con una minuta con acuerdos por tema.